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Allegato 1: Accordo sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement, DPA)

Ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Versione 2 del 22 ottobre 2026

Il presente Accordo sul Trattamento dei Dati («DPA») integra e costituisce parte sostanziale e inscindibile dei Termini e Condizioni Generali di Contratto di Pyxed (le «Condizioni Generali») stipulati tra:

  • Il Cliente, come identificato nelle Condizioni Speciali o al momento della registrazione dell’Account sulla Piattaforma (di seguito «Titolare del Trattamento» o «Titolare»); e
  • NIXINN S.r.l., con sede legale in Via Lenin 39, 41012 Carpi (MO), C.F. e P.IVA 04182690364, REA MO-449720, e-mail: privacy@nixinn.com, in persona del legale rappresentante pro tempore (di seguito «Responsabile del Trattamento» o «NIXINN»).

Titolare e Responsabile sono di seguito congiuntamente definiti le «Parti» e singolarmente la «Parte».

Premesse

A. Il Titolare ha sottoscritto con NIXINN un Contratto per l’accesso e l’utilizzo del servizio SaaS denominato «Pyxed», finalizzato al supporto delle funzioni Finance e Decision Intelligence aziendale anche mediante l’ausilio di algoritmi proprietari e Strumenti AI.

B. L’esecuzione del Contratto comporta il trattamento da parte di NIXINN di Dati Personali inseriti, importati, elaborati o gestiti dal Titolare e dai suoi Utenti Autorizzati sulla Piattaforma («Dati del Cliente»).

C. Ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), il trattamento di dati effettuato per conto del titolare deve essere disciplinato da un atto giuridico vincolante che definisca la materia, la durata, la natura e la finalità del trattamento, nonché gli obblighi e i diritti reciproci.

1. Definizioni

I termini utilizzati nel presente DPA aventi iniziale maiuscola hanno lo stesso significato loro attribuito nelle Condizioni Generali o nel GDPR. In particolare:

  • «Dati del Cliente»: qualsiasi informazione e dato personale di cui il Cliente è titolare che viene caricato, collegato o generato all’interno della Piattaforma Pyxed per l’esecuzione dei Servizi.
  • «Strumenti AI»: i modelli di machine learning, algoritmi predittivi e Large Language Models (LLM) integrati in Pyxed per condurre elaborazioni, calcoli di marginalità e Decision Intelligence.
  • «Sub-responsabile»: qualsiasi terzo incaricato da NIXINN per svolgere specifiche attività di trattamento per conto del Titolare (es. fornitori cloud, computing infrastructure, modelli di fondazione via API).

2. Oggetto, natura e finalità del trattamento

2.1 Oggetto: Il presente DPA disciplina la nomina di NIXINN a Responsabile del Trattamento per tutte le operazioni di trattamento dei Dati del Cliente necessarie all’erogazione dei Servizi Pyxed.

2.2 Natura e Finalità: NIXINN tratterà i Dati del Cliente esclusivamente per:

  • Erogare, manutenere e garantire l’accesso alla Piattaforma Pyxed (Piani Growth o Enterprise e periodo di prova gratuito di 15 giorni);
  • Elaborare i dataset contabili, gestionali e finanziari forniti dal Cliente mediante algoritmi analitici e Strumenti AI al fine di produrre dashboard, reportistiche e metriche di Decision Intelligence (incluso il calcolo della marginalità reale);
  • Fornire supporto tecnico, assistenza e manutenzione dell’infrastruttura SaaS.

3. Categorie di interessati e tipologie di dati trattati

3.1 Categorie di Interessati:

  • Dipendenti, collaboratori, amministratori e Utenti Autorizzati del Titolare;
  • Clienti, fornitori, partner commerciali e controparti contrattuali del Titolare i cui dati figurino nei documenti contabili, nelle fatture, negli ordini o nei flussi gestionali caricati su Pyxed.

3.2 Tipologie di Dati Personali:

  • Dati anagrafici e di contatto (nomi, cognomi, e-mail aziendali, ruoli, numeri di telefono);
  • Dati contabili, commerciali e fiscali (nominativi e riferimenti di ditte individuali o professionisti, dati contenuti in estratti conto, cespiti, fatture attive/passive, commesse, tempi e costi orari di produzione riferiti a persone fisiche);
  • Dati di log, indirizzi IP, identificativi di sessione e telemetria d’uso generati dagli Utenti Autorizzati durante l’uso di Pyxed.

3.3 Dati Particolari: Salvo specifico accordo scritto, il Titolare si impegna a non inserire nella Piattaforma categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 GDPR (dati sanitari, biometrici, giudiziari, ecc.).

4. Obblighi del Responsabile del Trattamento

NIXINN si impegna a:

  • Trattare i dati esclusivamente su istruzione documentata del Titolare, inclusa la configurazione dei flussi stabilita tramite la Piattaforma e le Condizioni Generali, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetta NIXINN (in tal caso, NIXINN ne informerà il Titolare prima del trattamento, salvo divieto di legge per motivi di interesse pubblico).
  • Garantire la riservatezza: assicurarsi che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali (dipendenti, tecnici, consulenti) si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.
  • Assistere il Titolare nell’esercizio dei diritti: adottare misure tecniche per assistere il Titolare, nei limiti in cui ciò sia ragionevole e possibile, nell’evadere le richieste di esercizio dei diritti degli interessati (artt. 15-22 GDPR).
  • Assistere il Titolare in materia di sicurezza e DPIA: fornire assistenza ragionevole al Titolare nel garantire la conformità agli obblighi di cui agli articoli 32-36 GDPR (sicurezza del trattamento, notifica di violazioni dei dati personali, valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva), tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione di NIXINN.

5. Sicurezza del trattamento e misure tecniche e organizzative (TOMs)

5.1 NIXINN adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio ai sensi dell’art. 32 del GDPR.

5.2 Il dettaglio analitico di tali misure (comprensivo di standard di cifratura a riposo e in transito, controllo degli accessi, ridondanza dei sistemi, procedure di backup e isolamento dei dati) è descritto nell’Allegato 2 al DPA (Misure Tecniche e Organizzative di Sicurezza), disponibile su richiesta scrivendo a privacy@nixinn.com.

6. Disciplina specifica per gli strumenti di intelligenza artificiale (AI)

In conformità a quanto stabilito all’art. 8 delle Condizioni Generali:

  • Nessun addestramento di modelli pubblici/fondazionali: NIXINN garantisce categoricamente che i Dati del Cliente, i prompt, i flussi contabili e i documenti elaborati tramite la Piattaforma Pyxed non saranno in alcun caso utilizzati per addestrare, ottimizzare (fine-tuning) o re-identificare modelli di base LLM pubblici o di terze parti.
  • Elaborazione isolata: le chiamate di elaborazione algoritmica e AI avvengono tramite ambienti dedicati, architetture tenant-isolated o contratti enterprise con i fornitori di tecnologia computazionale che escludono la memorizzazione persistente per finalità proprie dei provider di modelli.
  • Supporto alle decisioni: i risultati elaborati dagli Strumenti AI costituiscono metriche aggregate e supporto decisionale (Decision Intelligence); il Titolare rimane l’unico responsabile delle decisioni aziendali, contabili o legali intraprese a fronte di tali risultati.

7. Sub-responsabili del trattamento (Sub-processors)

7.1 Il Titolare rilascia a NIXINN un’autorizzazione generale ad avvalersi di Sub-responsabili per l’erogazione di specifiche componenti del servizio (es. cloud hosting, infrastruttura server, database in cloud, servizi API AI enterprise, piattaforme di invio email transazionali).

7.2 NIXINN impone a ciascun Sub-responsabile, mediante accordo contrattuale scritto, i medesimi obblighi in materia di protezione dei dati stabiliti nel presente DPA. NIXINN rimane interamente responsabile nei confronti del Titolare dell’adempimento degli obblighi dei Sub-responsabili.

7.3 L’elenco aggiornato dei Sub-responsabili è reso disponibile su richiesta scrivendo a privacy@nixinn.com. NIXINN informerà il Titolare di eventuali modifiche previste riguardanti l’aggiunta o la sostituzione di altri Sub-responsabili con un preavviso di almeno 15 (quindici) giorni, dando al Titolare l’opportunità di opporsi per motivi legittimi di conformità privacy.

8. Gestione delle violazioni di dati personali (Personal Data Breach)

8.1 Qualora NIXINN venga a conoscenza di una violazione di sicurezza che comporti accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai Dati del Cliente trattati sui propri sistemi, ne darà notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque, ove fattibile, entro 48 ore dalla conferma dell’evento.

8.2 La notifica conterrà almeno:

  • La descrizione della natura dell’incidente;
  • Le categorie e il numero approssimativo di interessati e registrazioni coinvolte;
  • Le probabili conseguenze della violazione;
  • Le misure adottate o proposte da NIXINN per porre rimedio alla violazione o attenuarne i possibili effetti negativi.

9. Trasferimento di dati extra UE

9.1 I Dati del Cliente sono conservati prioritariamente all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE).

9.2 Nel caso in cui l’erogazione dei Servizi o il ricorso a specifici Sub-responsabili infrastrutturali comporti il trasferimento di dati verso Paesi terzi al di fuori del SEE, NIXINN garantisce che tale trasferimento avvenga in conformità al Capo V del GDPR, ossia:

  • Verso Paesi che beneficiano di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea; oppure
  • Sulla base della sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCC) adottate dalla Commissione Europea, integrate da misure tecniche e organizzative supplementari idonee a proteggere i dati.

10. Durata, cancellazione e restituzione dei dati

10.1 Il presente DPA entra in vigore con l’accettazione delle Condizioni Generali (o con l’avvio della prova gratuita) e resta efficace per tutta la durata del Contratto.

10.2 Alla cessazione del Contratto o al termine del periodo di prova di 15 giorni non convertito in abbonamento, NIXINN provvederà, a scelta del Titolare formulata entro 30 giorni:

  • A cancellare tutti i Dati del Cliente archiviati sui propri sistemi SaaS; oppure
  • A consentire l’esportazione dei dati in un formato strutturato e interoperabile standard.

10.3 Resta inteso che NIXINN potrà conservare copie dei dati esclusivamente nella misura e per il tempo strettamente richiesto da disposizioni di legge europee o nazionali cui è soggetta (es. conservazione fiscale e contabile di fatture o dati di contrattazione).

11. Verifiche e audit

11.1 NIXINN mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all’art. 28 GDPR.

11.2 NIXINN consente e contribuisce alle attività di revisione e ispezione disposte dal Titolare o da un revisore indipendente da quest’ultimo incaricato (e non concorrente di NIXINN). Tali verifiche dovranno essere concordate con congruo preavviso (almeno 15 giorni lavorativi), svolgersi durante il normale orario di lavoro e con modalità volte a non intralciare l’operatività aziendale e a non violare i segreti industriali o la sicurezza di altri clienti.

12. Legge applicabile e foro competente

Il presente Accordo è retto e interpretato secondo la legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente DPA sarà competente in via esclusiva il Foro in cui NIXINN S.r.l. ha la propria sede legale (Foro di Modena).

NIXINN S.r.l. · Via Lenin 39, 41012 Carpi (MO) · Tel. +39 351 5821541 · P.IVA e C.F. 04182690364 · REA MO-449720 · www.nixinn.com

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